Về việc xử lý thông tin cá nhân
Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân
Ban hành ngày 1 tháng 1 năm 2019 (Heisei 31)
(Sửa đổi ngày 31 tháng 8 năm 2024 [Reiwa 6])
HL Co., Ltd.
Giám đốc đại diện: 佐藤 利樹
HL Co., Ltd. (sau đây gọi là Công ty) cung cấp nhiều dịch vụ kỹ sư hệ thống và vận hành nhà trẻ. Thông qua việc cung cấp các dịch vụ này, Công ty xử lý nhiều thông tin cá nhân và coi việc bảo vệ phù hợp các thông tin đó, bảo đảm quyền và lợi ích của cá nhân là trách nhiệm xã hội quan trọng. Công ty tuyên bố lấy các quy tắc bảo vệ thông tin cá nhân dưới đây làm chuẩn mực, xây dựng cơ chế thực hiện và duy trì vững chắc hệ thống bảo vệ, quản lý trong hoạt động kinh doanh.
1. Thu thập, sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân
(1) Khi thu thập thông tin cá nhân, chúng tôi xác định mục đích sử dụng rõ ràng nhất có thể và thu thập với sự đồng ý bằng phương thức hợp pháp, công bằng, trong phạm vi cần thiết để đạt mục đích đó.
(2) Khi sử dụng thông tin cá nhân, chúng tôi giới hạn trong phạm vi mục đích đã nêu rõ, thông báo hoặc công bố cho cá nhân và thực hiện biện pháp ngăn chặn việc sử dụng ngoài mục đích đó.
(3) Khi cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba hoặc giao việc xử lý cho đơn vị khác, chúng tôi thực hiện hợp pháp, trong phạm vi mục đích mà cá nhân đã đồng ý.
2. Thực hiện biện pháp an toàn
Để bảo đảm tính chính xác của thông tin cá nhân và an toàn khi sử dụng, chúng tôi xây dựng các biện pháp bảo vệ, bao gồm biện pháp an toàn thông tin, nỗ lực ngăn chặn hiệu quả truy cập trái phép, rò rỉ, mất mát hoặc hư hại thông tin cá nhân, đồng thời khắc phục các vấn đề bảo mật.
3. Xử lý phù hợp khiếu nại và yêu cầu tư vấn
Chúng tôi phản hồi phù hợp và nhanh chóng khi cá nhân có khiếu nại hoặc yêu cầu tư vấn. Chúng tôi cũng tôn trọng quyền của người cung cấp thông tin cá nhân và đáp ứng hợp pháp, không chậm trễ các yêu cầu tiết lộ, sửa đổi, xóa hoặc ngừng sử dụng, cung cấp thông tin của chính họ.
4. Tuân thủ pháp luật, hướng dẫn và chuẩn mực
Để bảo vệ phù hợp thông tin cá nhân, chúng tôi tuân thủ pháp luật về xử lý thông tin cá nhân, các hướng dẫn của Nhà nước và các chuẩn mực khác.
5. Cải tiến liên tục hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân
Chúng tôi định kỳ kiểm tra việc vận hành hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân, duy trì và cải tiến liên tục nhằm nâng cao mức độ bảo vệ thông tin cá nhân.
Đầu mối liên hệ về thông tin cá nhân
Bộ phận bảo vệ thông tin cá nhân, HL Co., Ltd.
TEL:044-280-7361
Ｅ-mail : info@hl-soft.co.jp
Hết
Về việc xử lý thông tin cá nhân
1. Tên doanh nghiệp
HL Co., Ltd.
2. Họ tên, bộ phận và thông tin liên hệ của người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân
| Họ tên người quản lý | 孟 凡冬 |
|---|---|
| Bộ phận | Trụ sở chính |
| Thông tin liên hệ | ＴＥＬ044-280-7361 |
| (1) Mục đích sử dụng khi thu thập trực tiếp từ cá nhân | ||
| 1 | Thông tin đối tác giao dịch | Phản hồi trao đổi kinh doanh và các yêu cầu tư vấn, liên hệ khác |
| 2 | Thông tin nhân viên | Quản lý nhân sự, lao động, công việc, sức khỏe và an ninh đối với người lao động của Công ty |
| 3 | Thông tin cá nhân của ứng viên tuyển dụng | Quản lý tuyển dụng và liên lạc với ứng viên |
| 4 | Thông tin cá nhân liên quan đến dịch vụ nhà trẻ | Vận hành dịch vụ nhà trẻ |
| 5 | Thông tin cá nhân nhập trên biểu mẫu liên hệ | Trả lời yêu cầu liên hệ |
| (2) Mục đích sử dụng trong các trường hợp khác | ||
| 1 | Hình ảnh camera giám sát | Phòng chống tội phạm |
5. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân
Công ty thuê ngoài một phần công việc quản lý nhân sự và quản lý hệ thống thông tin. Chúng tôi có thể giao thông tin cá nhân cho đơn vị nhận ủy thác. Trong trường hợp này, chúng tôi lựa chọn đơn vị được đánh giá là xử lý thông tin cá nhân phù hợp, quy định trong hợp đồng và các thỏa thuận những nội dung cần thiết để ngăn rò rỉ thông tin, đồng thời yêu cầu thực hiện quản lý thích hợp.
6. Yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác đối với thông tin cá nhân
Cá nhân hoặc người đại diện có thể gửi đến đầu mối liên hệ của Công ty yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác đối với thông tin cá nhân (thông báo mục đích sử dụng, tiết lộ, sửa đổi, bổ sung hoặc xóa nội dung, ngừng sử dụng hoặc xóa bỏ, ngừng cung cấp cho bên thứ ba). Chúng tôi sẽ xác minh người yêu cầu là chính cá nhân hoặc người đại diện và phản hồi trong thời gian hợp lý. Để biết chi tiết, vui lòng xem 'Thủ tục đáp ứng yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác' đăng trên trang web của Công ty.
7. Tính tự nguyện của việc cung cấp thông tin cá nhân
Việc có cung cấp thông tin cá nhân cho Công ty hay không hoàn toàn do cá nhân tự nguyện quyết định. Tuy nhiên, nếu không cung cấp các thông tin cần thiết, chúng tôi có thể không cung cấp được các dịch vụ một cách phù hợp.
[Đầu mối liên hệ]
Các yêu cầu liên hệ về thông tin cá nhân được tiếp nhận tại đầu mối dưới đây.
〒210-0005
Tầng 4, tòa nhà Kase 101, 9-6 Higashidacho, quận Kawasaki, thành phố Kawasaki, tỉnh Kanagawa, Nhật Bản
ＴＥＬ 044-280-7361
Bộ phận bảo vệ thông tin cá nhân, HL Co., Ltd.
Các vấn đề liên quan đến tiết lộ và xử lý khác đối với dữ liệu cá nhân được lưu giữ hoặc hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba
Đối với dữ liệu cá nhân được lưu giữ hoặc hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba do Công ty nắm giữ, chúng tôi đáp ứng theo thủ tục dưới đây các yêu cầu từ cá nhân hoặc người đại diện (người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền): thông báo mục đích sử dụng, tiết lộ, tiết lộ hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba, sửa đổi, bổ sung hoặc xóa nội dung, ngừng sử dụng, xóa bỏ và ngừng cung cấp cho bên thứ ba (sau đây gọi chung là 'tiết lộ và các xử lý khác').
(Nơi tiếp nhận yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác)
Vui lòng gửi yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác đến đầu mối dưới đây. Chúng tôi sẽ gửi biểu mẫu yêu cầu cần thiết.
Đầu mối tiếp nhận: Bộ phận bảo vệ thông tin cá nhân, HL Co., Ltd.
(Mẫu văn bản cần nộp và các phương thức yêu cầu tiết lộ, xử lý khác)
Để yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác, vui lòng điền đầy đủ thông tin vào 'Đơn yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác' do Công ty gửi và nộp qua đường bưu điện. Không thu phí đối với các yêu cầu này.
(Cách xác minh người yêu cầu là cá nhân hoặc người đại diện)
Vui lòng đính kèm bản sao giấy tờ xác minh danh tính, chẳng hạn giấy phép lái xe. Nếu người đại diện gửi yêu cầu, vui lòng đính kèm cả giấy tờ xác minh tư cách đại diện và giấy ủy quyền. Sau khi xác minh danh tính cá nhân hoặc người đại diện, chúng tôi sẽ trả lại giấy tờ cùng với 'Văn bản trả lời yêu cầu tiết lộ và các xử lý khác'.
1. Tên, địa chỉ tổ chức và họ tên người đại diện
• HL Co., Ltd.
• Tầng 4, tòa nhà Kase 101, 9-6 Higashidacho, quận Kawasaki, thành phố Kawasaki, tỉnh Kanagawa 210-0005, Nhật Bản
• Giám đốc đại diện: 佐藤 利樹
2. Họ tên, bộ phận và thông tin liên hệ của người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân
孟 凡冬 (Quản lý), TEL 044-280-7361
| Thông tin đối tác giao dịch | Phản hồi trao đổi kinh doanh và các yêu cầu tư vấn, liên hệ khác |
|---|---|
| Thông tin nhân viên | Quản lý nhân sự, lao động, công việc, sức khỏe và an ninh đối với người lao động của Công ty |
| Thông tin cá nhân liên quan đến ứng viên tuyển dụng | Quản lý tuyển dụng và liên lạc với ứng viên |
| Thông tin cá nhân liên quan đến dịch vụ nhà trẻ | Vận hành dịch vụ nhà trẻ |
| Thông tin cá nhân nhập trên biểu mẫu liên hệ | Trả lời yêu cầu liên hệ |
4. Nơi tiếp nhận khiếu nại về xử lý dữ liệu cá nhân được lưu giữ
Tiếp nhận tại đầu mối dưới đây.
Tầng 4, tòa nhà Kase 101, 9-6 Higashidacho, quận Kawasaki, thành phố Kawasaki, tỉnh Kanagawa 210-0005, Nhật Bản
Bộ phận bảo vệ thông tin cá nhân, HL Co., Ltd.
[Tên tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được công nhận và nơi tiếp nhận yêu cầu giải quyết khiếu nại]
Tên tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được công nhận
Viện Xúc tiến Kinh tế Số và Cộng đồng Nhật Bản (JIPDEC)
Nơi tiếp nhận yêu cầu giải quyết khiếu nại
Phòng tư vấn khiếu nại về bảo vệ thông tin cá nhân
Địa chỉ
Tòa nhà Roppongi First, 1-9-9 Roppongi, quận Minato, Tokyo 106-0032, Nhật Bản
Số điện thoại
03-5860-7565 ／ 0120-700-779
5. Biện pháp quản lý an toàn dữ liệu cá nhân được lưu giữ
Công ty xác định các nguồn rủi ro cụ thể đối với việc bảo vệ dữ liệu cá nhân được lưu giữ. Để loại bỏ hoặc giảm thiểu rủi ro, chúng tôi đánh giá, quyết định biện pháp từ góc độ tổ chức, con người, vật lý và kỹ thuật, đồng thời triển khai các biện pháp quản lý an toàn tối ưu.
(Biện pháp an toàn về tổ chức)
Chúng tôi xây dựng quy tắc xử lý thông tin cá nhân, quy định phương thức xử lý, người quản lý, người phụ trách và nhiệm vụ của họ ở từng giai đoạn: thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa và tiêu hủy.
(Biện pháp an toàn về con người)
Định kỳ đào tạo người lao động về những điểm cần lưu ý khi xử lý thông tin cá nhân.
(Biện pháp an toàn vật lý)
Tại khu vực xử lý thông tin cá nhân, chúng tôi quản lý việc ra vào của nhân viên, hạn chế thiết bị mang vào và thực hiện biện pháp ngăn người không có thẩm quyền xem thông tin cá nhân.
(Biện pháp an toàn kỹ thuật)
Áp dụng kiểm soát truy cập để giới hạn người phụ trách và phạm vi cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân cùng các tài nguyên mà họ được xử lý.